En tant qu’entrepreneur au Québec, la protection des renseignements personnels est cruciale. La Loi 25, en vigueur depuis novembre 2020 et mise à jour en septembre 2022, vise à renforcer la protection des renseignements personnels et la cybersécurité des entreprises. Les entreprises doivent obtenir le consentement des individus pour collecter, utiliser ou divulguer leurs renseignements personnels. Ce résumé vous présente ce que les entrepreneurs doivent savoir pour être en conformité avec cette loi.
Pourquoi la Loi 25 a-t-elle été mise en place?
La Loi 25 a été mise en place au Québec pour répondre aux préoccupations croissantes de cybersécurité concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels. Avec l’essor de la technologie, les entreprises collectent de plus en plus de données personnelles sur les individus, que ce soit en ligne, dans les services publics ou les achats en magasin.
La Loi 25 vise à:
- Intensifier la protection des renseignements personnels
- Renforcer les sanctions pour les organisations qui ne respectent pas ces règles, notamment en augmentant les amendes pouvant être imposées
- Améliorer la transparence des entreprises en ce qui concerne leurs pratiques de collecte et de traitement des données
Qui est concerné par la loi 25?
La loi s’applique à toutes les personnes qui exploitent une entreprise au sens de l’article 1525 du Code civil du Québec.
En outre, la loi peut s’adresser aux:
- Travailleurs autonomes
- Associations, regroupements et coopératives
- Toutes entreprises ou compagnies
- Organismes à but non lucratif
Quels sont les risques si une entreprise ne se conforme pas à la loi 25?
Le non-respect de la Loi 25 au Québec peut entraîner des risques importants pour les entreprises. Les amendes et les poursuites judiciaires sont possibles en cas de préjudices subis par les individus dont les renseignements personnels ont été mal utilisés ou divulgués. Les failles de sécurité peuvent exposer les entreprises aux cyberattaques, ce qui peut également nuire à leur réputation et entraîner des critiques négatives sur les médias sociaux.
Les clients sont de plus en plus conscients de l’importance de la protection de leurs données personnelles, il est donc crucial que les entreprises prennent cette question au sérieux.
Que faire pour assurer la conformité de son entreprise à la loi 25?
Pour assurer la conformité à la Loi 25 au Québec, les entreprises doivent mettre en place plusieurs mesures importantes pour protéger les renseignements personnels de leurs clients. Voici une liste non-exhaustive:
1. Identifier les renseignements personnels collectés
Il s’agit d’informations d’identifications telles que:
- Le nom;
- L’adresse postale;
- L’adresse électronique;
- L’âge, la taille, le poids, les infos médicales;
- Le genre, l’ethnie, la religion, le niveau d’instruction, l’état matrimonial;
- Les identifiants de connexion;
- Le mot de passe;
- Le numéro d’assurance sociale, de permis, d’assurance-maladie;
- Les informations bancaires;
- L’adresse IP;
2. Mettre en place des mesures de sécurité et nommer un responsable à la protection des renseignements personnels
Les mesures de sécurité pour protéger les renseignements personnels peuvent inclure la restriction d’accès des employés, le cryptage des données, l’installation de pare-feu et d’antivirus, les sauvegardes régulières et la surveillance des activités en ligne. Il est également important de confier à un employé de confiance, gérant ou propriétaire de l’entreprise la responsabilité de la protection des renseignements personnels au sein de son entreprise. Celui-ci doit être formé par des professionnels afin de s’assurer de la conformité de l’entreprise.
3. Obtenir le consentement explicite des individus pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de leurs renseignements personnels
Les entreprises doivent informer les individus sur la manière dont ils collectent, utilisent et divulguent leurs renseignements personnels. Elles doivent fournir un formulaire de consentement et permettre aux individus de refuser, retirer leur consentement, accéder à leurs données personnelles et supprimer celles-ci, et ce, à tout moment. Le tout doit être géré de manière éthique et légale.
4. Élaborer des politiques et des procédures
Voici quelques politiques et procédures importantes pour une entreprise : politique de confidentialité, politique de conservation de données, procédure de gestion des renseignements personnels, procédure de notification de violation de données, procédure de gestion de demande de renseignements personnels et procédure de retrait de consentement.
5. Former et informer les employés
Les entreprises doivent investir dans la formation de leurs employés sur les différentes politiques et les procédures mises en place et expliquer l’importance de la conformité à la Loi 25. Pour garantir une conformité, il est recommandé de consulter un cabinet d’avocats compétent qui sera en mesure de fournir une expertise juridique précise sur les diverses situations, lois, politiques et procédures en vigueur.
Comment Informatique Amerix peut vous aider à assurer votre conformité?
Informatique Amerix s’est associé à un cabinet d’avocats pour offrir des services conformes à la Loi 25. Cette collaboration permet à Informatique Amerix de rester à jour sur les changements apportés à la loi et d’adapter ses services en conséquence. Ces services sont disponibles pour aider votre entreprise à respecter la Loi 25:
- Effectuer des changements à votre site web pour ajouter une politique de confidentialité
- Vous proposer des solutions logicielles pour gérer et protéger les renseignements personnels de vos clients, selon vos besoins
- Identifier les vulnérabilités, surveiller vos systèmes et appliquer des correctifs nécessaires
- Analyser les choix variés des outils de sécurité disponibles pour votre entreprise, tels que pare-feux et antivirus, et vous proposer les meilleurs selon les besoins de votre entreprise
- Installer les outils de sécurité choisis et configurer leurs nombreux paramètres
- Fournir une assistance technique et des services de maintenance pour garantir le bon fonctionnement des outils de sécurité
- Aider à former le responsable de la protection des renseignements personnels en utilisant des outils appropriés pour évaluer les risques potentiels de votre organisation
En somme, la Loi 25 au Québec oblige les entreprises à protéger les renseignements personnels de leurs clients et à garantir la cybersécurité autour de leur compagnie. Pour se conformer à la Loi 25, les entreprises doivent donc prendre plusieurs mesures importantes telles que la mise en place de mesures de sécurité, l’obtention du consentement explicite des individus, l’élaboration de politiques et de procédures ainsi que la formation des employés.
Informatique Amerix est là pour aider les entreprises à assurer leur conformité à la Loi 25. Demandez-nous une estimation gratuite en quelques clics.
